إذا كنت ترغب في تنمية عملك أو تحسينه باحترافية، يجب أن تتعلم التخطيط الإستراتيجي. إنه يُحدد الغرض من عملك، ويساعدك على وضع رؤية للمستقبل، ويحدّد خطوات الوصول إليها.
من المحتمل أنك سمعت أن تسعة من كل 10 مؤسسات تفشل في تنفيذ إستراتيجيتها. السؤال الطبيعي إذن هو، لماذا تفشل؟ قد يكون الجواب مُعقدًا قليلًا.
تفشل الإستراتيجيات لمئات الأسباب: بعضها بسبب ضعف البحث، والبعض الآخر بسبب اختيار أشخاص غير مؤهلين لوضعها، والبعض لأنها لا تتبع العناصر الصحيحة لبناء الخطة الإستراتيجية.
ولكن يمكنك أن تكون ضمن 10% من الشركات التي تجعل خطتها الإستراتيجية ثابتة ومفيدة. يمكننا مساعدتك في ذلك، من خلال توضيح التخطيط الإستراتيجي، ودوره، وعناصره وخطواته وأساليبه، عبر هذه المقالة.
ما المقصود بالإستراتيجية؟
يمكن تعريف الإستراتيجية بعدّة طُرق، ولكن ببساطة يمكننا القول إنها تتضمن بشكل عام وضع هدف، وتحديد الإجراءات المطلوبة لتحقيقه من خلال رسم خريطته مقابل الموارد اللازمة لتنفيذه في إطار زمني واضح.
تعتبر الإستراتيجية أداة تشكيل المستقبل وخلق الزخم حول أعمالك، بدلًا من العمل بعشوائية. بدون إستراتيجية يمكن للمؤسسات أن تبتعد عن رؤيتها، وتصبح غير مستدامة.
نجاح الأعمال يتطلب الانضباط، وإستراتيجيات موثوقة للتعامل مع الفرص والتهديدات غير المتوقعة.
ما التخطيط الإستراتيجي؟
التخطيط الإستراتيجي في جوهره هو عملية تحديد أهداف الشركة المستقبلية، والخطط التي سيتم بواسطتها تحقيق هذه الأهداف، من خلال تقييم الوضع الحالي للشركة مقابل الأهداف المستقبلية.
تدور عملية التخطيط الإستراتيجي حول التطلع إلى الأمام -أبعد من المستقبل القريب لأعمال شركتك- لتحقيق مجموعة محدّدة من الأهداف. كما يتضمن أيضًا خطوات تنفيذية واضحة لكيفية الوصول إليها.
بدون وجود أساس أو مرجع لأعمالك، ربما تتورط في متاهة من الأنشطة العاجلة، غير المُجدية لشركتك على المدى الطويل. لذلك تلعب الخطة الإستراتيجية المعدّة على نحو جيّد دورًا جوهريًا في نمو شركتك، لأنها تُخبرك وتخبر موظفيك بكيفيّة التعامل مع الفرص ومواجهة التحديّات.
ما الفرق بين التخطيط الإستراتيجي وكتابة خطة العمل؟
تدور عملية التخطيط الإستراتيجي حول تحديد الاتجاه الذي تريد أن يسير عملك فيه. على الجانب الأخر، فإن الغرض من خطة العمل هو وضع خريطة طريق تفصيلية لتأخذك في الاتجاه الذي رسمته في الخطة الإستراتيجية.
أهداف التخطيط الإستراتيجي
- زيادة الإيرادات ومضاعفة الأرباح.
- إدارة الموارد.
- إدارة التكاليف.
- تقديم أفضل قيمة مقابل التكاليف.
- الحفاظ على مكانة الشركة في السوق.
- تقديم منتجات وخدمات عالية الجودة.
- تقديم خدمات ومنتجات مُبتكرة.
- تحسين خدمة العملاء باستمرار.
- تقليل معدّلات الخطأ.
- تحسين الأهداف الفنية والتحليلية.
- تحسين مهارات فريق العمل.
- التركيز على تحسين الأداء مقابل الإنتاجية.
عناصر التخطيط الإستراتيجي
يتطلب وضع أو تطوير خطة إستراتيجية فهم الطريقة التي يسير بها عملك، وما هو موقعه الحالي في السوق، وموقعه بالنسبة للمنافسين. كنقطة إنطلاق، عليك أن تسأل نفسك الأسئلة الثلاثة التالية:
أين تقع أعمالك الآن؟ يتضمن ذلك فهم أكبر قدر ممكن من المعلومات والتفاصيل حول عملك، بما فيها نظام العمل الداخلي، وما الذي يحقّق أرباحًا فعلية. وضعك في السوق وسط المنافسين، وكيف تقوم بمقارنة أعمالك بالمنافسين؟ لمصلحتك كْن واقعيًا ومنصفًا وناقدًا.
إلى أين تريد أن تأخذ أعمالك؟ هنا تحتاج إلى تحديد أهدافك المستقبلية. ضع رؤيتك ورسالتك وأهدافك وقيمك وتقنياتك. أين ترى عملك بعد خمس أو عشر سنوات؟ كيف تريد أن تظهر في السوق، ماذا ستكون ميزتك التنافسية، وما مصدرها؟
ماذا ستفعل لتحقيق النقطة السابقة؟ ما التغييرات التي تحتاج إلى إجرائها لتحقيق أهدافك الإستراتيجية؟ ما أفضل طريقة لتنفيذ هذه التغييرات؟ ما التغييرات المطلوبة في هيكل وتمويل عملك، وما الأهداف والمواعيد النهائية التي ستحتاج إلى تحديدها، لنفسك وللآخرين في العمل؟
يجب أن توازن بين رؤيتك لمستقبل أعمالك مقابل الحقائق العملية لموقعك الحالي. ضع في اعتبارك الآثار المترتبة على أي تغييرات، مثل: زيادة الاستثمار في رأس المال، التوظيف والموارد الأخرى. ركّز على أن تكون الخطة الإستراتيجية قابلة للتحقيق بشكل واقعي.
كيف تقوم ببناء خطتك على تحليل إستراتيجي متين؟
يتعلق التخطيط الإستراتيجي برصد عملك بأكبر قدر ممكن من الدقة، لذلك تحتاج إلى التأكد من إجراء تحليل شامل لكل من عملك وسوقك. هناك مجموعة من النماذج الإستراتيجية التي يمكنها مساعدتك على هيكلة تحليلك:
1- يُحدّد تحليل SWOT العوامل الداخلية والخارجية لتحقيق أهداف أعمالك:
- نقاط القوة: الأمور التي يمكن أن تساعدك في تحقيق الهدف، إمكانيات الشركة الحالية، سواء المالية، أو التكنولوجيا والبشري
- نقاط الضعف: الأمور التي يمكن أن تُعرقل تحقيق الهدف إذا لم يتم إصلاحها
- الفُرص: العوامل الخارجية التي يمكن أن تساعد في تحقيق الهدف، وكيف يمكن استغلالها في أسرع وقت
- التحديات: العوامل الخارجية أو الداخلية التي يمكن أن تُعرقل تحقيق الهدف، وكيف يمكن التغلب عليها
2- يُقسم PESTLE بيئة الأعمال إلى 6 مكونات يكون لها تأثير حيوي على التخطيط الإستراتيجي:
- السياسية: تغييرات في الضرائب أو العلاقات التجارية أو منح الدعم للشركات.. وغيرها.
- الاقتصادية: أسعار الفائدة والتضخم، والتغيرات في طلب المستهلكين.. وغيرها.
- الاجتماعية: الاتجاهات الديموغرافية أو أنماط الحياة المُتغيرة.. وغيرها.
- التكنولوجية: ظهور تقنيات منافسة أو أدوات لتحسين إنتاجية عملك.. وغيرها.
- القانونية: تغييرات في قانون العمل أو طريقة تنظيم قطاعك.. وغيرها.
- البيئية: تغيير توقعات العملاء والمنظمين والموظفين بشأن التنمية المستدامة.. وغيرها.
3- يهدف نموذج القوى الخمس لبورتر إلى مساعدة الشركات على تقييم مدى تنافسية السوق، يركز هذا النموذج على:
- القدرة التفاوضية للمشترين: الضغط الذي يمكن أن يمارسه العملاء أو المستهلكين على الشركات لحملهم على تقديم منتجات عالية الجودة، وتقديم خدمة عملاء أفضل أو أسعار أقل.
- القدرة التفاوضية للمُوردين: يمكن أن تؤثر قدرة المُوردين على رفع الأسعار بشكل كبير ، على التكاليف والربحية، على سبيل المثال: إذا كنت تعتمد على مُورد واحد.
- تهديد دخول منافسين جُدد إلى السوق أو الصناعة: زيادة الشركات المتنافسة تُزيد من صعوبة الاحتفاظ بحصة السوق، والحفاظ على مستويات الأسعار.
- التهديد المُتمثل في تحوّل العملاء إلى منتجات وخدمات أحدث.
- مستوى المُنافسة بين الشركات في السوق: بما في ذلك عدد الشركات وقوتها النسبية والتكلفة التي يتحملها العملاء عند التبديل بينهم.
متى يجب القيام بالتخطيط الإستراتيجي؟
تعتمد جدولة عملية التخطيط الإستراتيجي على طبيعة واحتياجات المنظمة وبيئتها الخارجية المباشرة. على سبيل المثال: يجب أن يتم التخطيط بشكل متكرر في المنظمات التي تعمل في صناعة تتغير بسرعة.
في هذه الحالة، يُفضل إجراء الخطة مرة واحدة أو حتى مرتين في السنة وبطريقة شاملة ومُفصلة للغاية.
من ناحية أخرى، إذا كانت المنظمة موجودة منذ عدّة سنوات في سوق مستقر إلى حد ما، فقد يتم إجراء الخطة مرة واحدة في السنة، وأجزاء معينة منها فقط.
على سبيل المثال: تخطيط العمل فقط: (الأهداف، المسؤوليات، تحديث الخطوط الزمنية والميزانيات وما إلى ذلك) كل عام.
ضع في اعتبارك الإرشادات التالية عند وضع الخطة الإستراتيجية:
1- يجب أن يتم التخطيط الإستراتيجي في بداية عمل أي منظمة، عادةً ما تكون تلك الخطة جزءًا من خطة عمل شاملة، إلى جانب خطة التسويق والخطة المالية، وخطة التشغيل والإدارة.
2- يجب أن يتم أيضًا في بداية أي مشروع كبير جديد، على سبيل المثال: تطوير إدارة جديدة أو قسم أو منتج رئيسي جديد أو خط إنتاج.. إلخ.
3- يجب إجراؤه مرة واحدة في السنة على الأقل، حتى تكون جاهزًا للسنة المالية القادمة.
4- يجب تحديث خطط العمل كل عام.
5- يجب مراجعة التقدّم في التنفيذ بشكل دوري أو كل ثلاثة أشهر على الأقل.
مكونات التخطيط الإستراتيجي
هناك ستة مكونات أساسية تقوم عليها الخطة الإستراتيجية:
1- الرؤية vision:
تصف الرؤية الطريقة التي تتصور بها شركتك أو منظمتك بحيث تعطي نظرة عامة عن الشكل الذي ترغب في الوصول إليه في المستقبل، لذلك يجب أن تنقل هذا الحلم لموظفيك وعملائك بطريقة مُلهمة.
تعد الرؤية عنصر أساسي في التخطيط الإستراتيجي؛ لأنها هي التي تبني عليها باقي العناصر.
2- الرسالة Mission:
بينما تصف الرؤية لعملائك والمعنيين كيف ترى عملك، تصف الرسالة ما تفعله حاليًا، ولمن وكيف. تُعبر الرسالة عن المهام وكيف سيتم تنفيذها، ومنْ المُستفيدين الحقيقيين مما تُقدمه.
3- القيم Core value:
تصف القيم الأساسية المعتقدات والسلوكيات التي سوف تسير عليها من أجل تحقيق رؤيتك ورسالتك.
4- الأهداف Objectives:
تلك التي تُفصّل الرؤية إلى نقاط مُحدّدة، للتأكد من أن أهدافك واضحة ويمكن الوصول إليها، يجب أن يكون كل هدف:
- مُحدّد: بمعنى أن لديك هدف واضح وبسيط، لا يمكن أن تُحيد عنه.
- قابل للقياس: ذا مغزى ملموس، يمكن قياس نجاحه بعد فترة زمنية مُحدّد.
- قابل للتحقّق: متفق عليه وقابل للتحقيق في وقت محدّد.
- واقعي: يشترط أن يكون هدفك قابل للتحقيق في الواقع وليس مجرّد خيالات.
- محدّد بزمن: يشترط أن يكون الهدف مرتبط بزمن محدّد لتحقيقه.
5- تحليل SWOT:
هو اختصار لنقاط القوة Strengths والضعف Weaknesses والفرص Opportunities والتهديدات Threats. يوفر تحليل SWOT للشركات تحقيقًا حول وضعها في السوق، كما يسمح لك بتحديد وتسمية الجوانب المهمة والأحداث والخصوم في عملك.
6- خطط العمل Action Plan
يجب أن يكون لكل هدف خطة توضح بالتفصيل كيفية تحقيقه. يعتمد مقدار التفاصيل على مقدار المرونة التي تريد أن يتمتع بها مديرك وفريقك. كلما زادت التفاصيل المقدمة، قلت المرونة لمن يتبعون الخطة.
يُقال: “الرؤية بدون خطة هي مجرّد حلم، الخطة بدون رؤية هي مجرّد عمل شاق. لكن الرؤية ذات الخطة يمكن أن تغير العالم “.
نظريًا خطة العمل هي آخر خطوة في عملية التخطيط الإستراتيجي، تعتبر بداية تنفيذ الرؤية والأهداف، يتم تقسيمها إلى أهداف قصيرة الأجل، والعمل عليها خلال فترات زمنية قصيرة.
مراحل التخطيط الإستراتيجي:
- الإعداد: تشمل هذه المرحلة وضع العناصر والخطوات، بداية من الرؤية وصولًا إلى الأهداف.
- التحليل: تشمل هذه المرحلة تحليل وضع المؤسسة الداخلي اعتمادًا على تحليل SWOT الذي تحدثنا عنه في الأعلى.
- التنفيذ: يشمل خطة العمل وخطوات البدء في تنفيذها.
- التقييم: ويشمل الربط بين جميع المراحل السابقة، يجب أن يتم بشكل دوري على فترات قريبة للتأكد من السير وفق الأهداف المرجوة، وعلى فترات متباعدة للتأكد من أننا نسير وفق الرؤية العامة للمؤسسة؛ لتجنب الانحراف عن الطريق.
مفتاح تنفيذ الخطة الإستراتيجية
يتطلب تنفيذ الخطة الإستراتيجية تخطيطًا دقيقًا، لذلك فإن مفتاح تنفيذ الأهداف المحدّدة في هذه الخطة، هو تحديد الأهداف والمسؤوليات مقابل الميزانيات والمواعيد النهائية مع جميع المسئولين والمعنيين بالعمل.
ضع في بالك أن عملية مراقبة التقدّم في التنفيذ ومراجعته مقابل الخطة الإستراتيجية عملية مستمرة. قد لا يكون التوافق بين التنفيذ والإستراتيجية مثاليًا منذ البداية، وقد تجد أنه من الضروري تعديل خططك أثناء تقدمك.
مراقبة التنفيذ هو المفتاح، لذلك يعد استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وتحديد الأهداف والمواعيد النهائية طريقة جيدة للتحكم في إجراء التغييرات.
خطة عملك هي أداة مهمة أخرى في عملية التنفيذ. عادة ما تكون خطة العمل وثيقة قصيرة الأجل، وأكثر واقعية من الخطة الإستراتيجية وتميل إلى التركيز بشكل أكبر على الاعتبارات التشغيلية مثل اتجاهات المبيعات والتدفقات النقدية.
إذا تأكدت من أن خطتك الإستراتيجية تؤثر على خطة عملك، ستقطع شوطًا طويلًا لضمان تنفيذها. تذكر أن التخطيط الإستراتيجي يمكن أن يتضمن إجراء تغييرات تنظيمية على طريقة عملك.
قياس أداء الخطة الإستراتيجية
تختلف المهام والأهداف من شركة لأخرى، لذلك ركز من البداية على التأكد من أن الجميع على دراية بالغرض من كل هدف إستراتيجي، بطريقة بسيطة وواضحة للجميع. لضمان وضوح أهدافك الإستراتيجية، ركز على:
وضع مقاييس أداء KPIs واضحة ومباشرةً
مقاييس الأداء الرئيسية (KPIs) هي قيمة قابلة للقياس توضح مدى فعالية الشركة في تحقيق أهداف العمل الرئيسية. تُستخدم لتقييم نجاح الشركة في الوصول لأهدافها.
حافظ على البساطة
تجنب استخدام أدوات كثيرة للقياس، حتى لا ترهق فريق عملك، ضع مقاييس واضحة وبسيطة يسهل على الجميع استخدامها. درّب فريقك جيدًا على كل أداة مطلوب منه استخدامها قبل أن تطلب منه تحقيق نتائج.
حدّث البيانات باستمرار
تأكد من تحديث لوحات قياس الأداء بالبيانات اللازمة باستمرار، فهي تعد مصدرًا رئيسيًا يرجع إليه فريق العمل باستمرار.
أهمية التخطيط الإستراتيجي
يخدم التخطيط الإستراتيجي مجموعة متنوعة من الأغراض الحيوية داخل المؤسسات والشركات، منها:
1- يحدّد بوضوح رؤية الشركة أو المؤسسة، ويضع أهدافًا واقعية تتسق مع تلك الرؤية في إطار زمني محدّد، ضمن قدرة المنظمة على التنفيذ.
2- توصيل تلك الأهداف بوضوح إلى جميع العاملين والمسؤولين.
3- تعطي موظفيك هدفًا واضحًا للعمل.
4- تضمن استخدام الموارد بفعالية أكثر، من خلال تركيز الموارد على الأولويات الرئيسية.
5- توفير معايير يمكن من خلالها قياس التقدم، وإنشاء آلية للتغيير عند الحاجة.
6- وضوح الخطوات القادمة، يعلي من الكفاءة والفعالية.
7- توظيف فرق عمل مؤهلة لاحتياجات العمل.
8- تقديم أسس للرقابة والتقييم.
9- توحيد توجهات المؤسسة أو الشركة .
10- زيادة الإنتاجية.
ختامًا لما سبق:
التخطيط الإستراتيجي هو عملية توثيق وتأسيس لاتجاه شركتك، من خلال تقييم المكان الذي تتواجد فيه والمكان الذي تتجه إليه. تمنحك الخطة الإستراتيجية مكانًا لتسجيل مهمتك ورؤيتك وقيمك.
بالإضافة إلى أهدافك طويلة المدى وخطط العمل التي تستخدمها للوصول إليها. يمكن أن تلعب الخطة الإستراتيجية المصاغة جيدًا كما تناولنا دورًا محوريًا في نمو ونجاح أعمالك الصغيرة لأنها تخبرك أنت وموظفيك بأفضل السبل للاستجابة للفرص.
