كيف تختار شركة تنظيم إيفنتات بالشكل الصحيح

كشركة تسعى لبناء تواجد قوي لها بين الجمهور وفي وسائل الإعلام، او لها سمعة شركة تنظيم إيفنتات تهتم بفن العناية بالعلامة التجارية، أو ما عُرِفَ اسمًا بـ “العلاقات العامة Public Relations” أو ما يُطلق عليها اختصارًا PR

هذا الفن له رواده وأساتذته على المستويين المحلي والعالمي

وله كذلك أدواته الخاصة التي تختصر الطريق على أي علامة تجارية تسعى للتفوق من اليوم الأول. ومن ضمن تلك الأدوات تنظيم الإيفنتات أو أن تجعل تنظيم الأحداث الهامة في شركة في رعاية شركة تنظيم إيفنتات محترفة 

هذا المقال يوضح أهمية الإيفنتات للعلامة التجارية الخاصة بك، وكيف تعتني بهذا الملف بالشكل الذي ينقل شركتك من النقطة (أ) إلى النقطة (ب) في أقصر وقت، وكذلك كيف تختار شركة تنظيم إيفنتات محترفة، وما هي معايير الاختيار 

ما تعريف المناسبات أو الإيفنتات Events؟

يُطلق عليها باللغة الإنجليزية Event، وينتشر نطقها باللغة العربية إيفنت أو إيفنتات. والمقصود بها أي حدث جماهيري يجلب مجموعة مستهدفة من الناس

أو حتى عموم الناس في الأحداث الجماهيرية الأكبر

كذلك يُطلق عليها معارض Exhibitions أو Fairs، مؤتمرات Conferences، فعاليات Events، حفلات Celebrations، أو حتى مهرجانات Festivals

في النهاية – ومهما اختلفت المسميات – فالمضمون واحد، وغالبية الإجراءات التي تتم لإنشاء هذه المناسبات واحدة، مهما اختلفت الأهداف وراء كل حدث أو مناسبة

ولكن… ما أهمية هذه الإيفنتات؟ وما مردودها على نشاطك التجاري؟

ما أهمية تنظيم الإيفنتات Events لأعمالك؟

لتنظيم الإيفنتات Events عدة فوائد، ولكنها تنقسم إلى شقين: شق خاص بالشركة نفسها، وشق آخر خاص بالمجتمع والمسئولية الوطنية

أولًا: أهمية تنظيم الإيفنتات Events لشركتك

تنتقل شركتك – حرفيًا – من النقطة (أ) إلى النقطة (ب) حينما تبدأ في تنظيم مؤتمر أو معرض لعرض ما تقدمه للجمهور

بل ربما ما هو أبعد من النقطة (ب) بكثير

الخطوات التي يختصرها المؤتمر أو المعرض أو الحدث Event أيًا كان تمثل التطور الاستثنائي لشركتك في مدى زمني قصير. وكلما انتظمت الإيفنتات التي تعقدها – أو تحضرها – شركتك، كلما كان ذلك أفضل وأكثر تأثيرًا

فمن ضمن المزايا التي تستفيد منها شركتك بتنظيم الإيفنتات:

1. تعريف شركتك لجمهور أكبر

الحدث بطبعه يجذب انتباه وسائل الإعلام وعموم الناس. هذا الحدث بمثابة إعلان عن وجود شركتك في حيز التأثير في حياة المستخدمين. سيتساءل الناس: ما هذا؟ هذا مؤتمر كذا وكذا.. من الذي أنشأ هذا المؤتمر؟ شركة (…ضع اسم شركتك هنا…)

لو لم تأخذ شركتك إلا هذه الميزة (الشهرة) لكفى بها، كوسيلة لدعم علامتك التجارية في العديد من الأسواق، ولدى مستخدمين جدد. لا أتحدث عن الظهور المحلي فقط، وإنما كذلك الظهور العالمي

2. بناء المصداقية

قليلة هي الشركات التي تنفق على أعمالها، حتى الشركات التي لديها مصداقية في مساعيها وأعمالها.

أما الشركات التي تسعى لترسيخ أقدامها في الأسواق، فتنفق بشكل محسوب على بناء علامتها التجارية، وتوصيل رسالة للجمهور مفادها أننا “أتينا لنستمر”

تعتبر المعارض والمؤتمرات السنوية أحد أفضل الوسائل التي تصل بهذه الرسالة إلى الجمهور

3. الظهور الإعلامي مع الشخصيات العامة

عادة ما يصاحب الإيفنتات دعوة واستضافة بعض الشخصيات العامة، سواء من القطاع الحكومي، أو الفني، أو الإعلامي

ظهور مؤسس الشركة مع الشخصية العامة، يصنع نوعًا من الألفة والمصداقية لدى الجمهور. وهو يعتبر كذلك خطوة رائدة في اختصار طريق شركتك للشهرة

4. بناء علاقات متعددة

نؤمن بمبدأ “الصفقات الناجحة تبدأ بعلاقات عمل ناجحة”. في المعارض والمؤتمرات يتلاقى الناس من الشرق والغرب

وعلى اختلاف بلدانهم – وربما لغاتهم – تبدأ الكثير من علاقات العمل في الظهور، وتسمح للشركة بنطاق انتشار أوسع مما كانت عليه قبل تنظيم هذه العلاقات

لا يمكن أبدًا إهمال العلاقات في عالم الأعمال. بل إن معظم الصفقات التجارية الضخمة تتم بناءً على علاقات جيدة للأطراف فيما بينهم وبعضهم البعض

لذلك تعتبر المؤتمرات والمعارض فرصة طيبة للقاء تلك الأطراف ببعضها البعض، والتعارف لإنشاء اتفاقات ومعاملات تجارية لاحقة

5. تحقيق مبيعات كبيرة في وقت قصير

عادة ما يصاحب مثل تلك المؤتمرات والمعارض خصومات كبيرة على منتجات/خدمات الشركة

فتحصل الشركة في وقت قصير على كم ضخم من إيرادات المبيعات نتيجة هذه الإيفنتات 

بل إن هناك الكثير من العملاء الذين ينتظرون مثل هذه المناسبات السنوية حتى يشتروا ما يحتاجون من شركتك

كذلك تحرص شركات تنظيم فعاليات على العناية بهذا الحدث في هذا التوقيت من كل عام، بحشد كم ضخم من العروض والمنتجات

التي يصاحبها الكثير من التخفيضات، تثير شهية المستخدم ليقبل على عملية الشراء أثناء فترة المعرض

ثانيًا: أهمية تنظيم الإيفنتات للمجتمع

ثم الشق الثاني: وهو الشق المجتمعي. إذ يصاحب الإيفنتات الكثير من الفوائد التي تعود على المجتمع، وخاصة من الناحية الاقتصادية

منها على سبيل المثال: 

1. تنشيط سياحة المؤتمرات

المقصود بسياحة المؤتمرات هو انتقال الشخص من بلده إلى بلد آخر بغرض حضور مؤتمر ما. لذلك حينما تقوم شركتك بتنظيم مؤتمر أو معرض، فهي فعليًا تساهم بشكل كبير في تنشيط قطاع السياحة، وما يصاحبه من خدمات

إذا ينتمي إلى هذا القطاع كذلك خدمات الطيران، حجوزات الفنادق، خدمات النقل الخاصة والعامة، شركات السياحة الداخلية، وغيرها من الخدمات التي يستفيد منها الاقتصاد القومي 

2. تنشيط التجارة الداخلية

في العادة لا يأتي الشخص لحضور المؤتمر وينصرف على الفور. بل إنه يعد مسألة حضور المؤتمر أو المعرض كجزء من رحلة ضخمة محملة بالكثير من الأحداث المبهجة

إذ يتعامل مع الرحلة على أنها رحلة سياحية في المقام الأول، ورحلة عمل في المقام الثاني. وهذا بالطبع من حيث المنظور الواقعي الذي يخطر ببال معظم من يسافرون للخارج لأجل حضور مؤتمر أو معرض ما

ففور الانتهاء من فعاليات المؤتمر، يبدأ الشخص في التفكير بشأن البلد الذي فيه المؤتمر، وما هي الأماكن التي يرغب في زيارتها، وما هي الأشياء التي يرغب في فعلها

في المملكة العربية السعودية على سبيل المثال يحرص كل من يقوم بزيارتها على أداء العمرة وزيارة المسجد النبوي. لذلك تحرص شركات تنظيم الإيفنتات على جعل هذه المناسبات في مكة والمدينة بقدر المستطاع

توجه السائح لنشاط آخر مصاحب لحضوره المؤتمر، يعني العديد من التنقلات الداخلية، وشراء الهدايا والتذكارات لأقاربه وأصدقائه، وكذلك التجول في المحلات والمولات المختلفة، وتنشيط حركة البيع بشكل كبير

كل هذا يحث الكثير من الشركات – من منظور وطني بحت – على إقامة المعارض والمؤتمرات في المملكة أفضل من تنظيمها في دولة أخرى، حتى ولو كانت دولة شقيقة وقريبة 

3. التحفيز على الاستثمارات الخارجية

تبحث أي شركة أجنبية عن بيئة عمل مناسبة، تقدم لها كل ما يحتاجه طاقم عملها، وسوق منتجاتها، وإدارتها. تتنظيم الكثير من الإيفنتات الداخلية في المملكة العربية السعودية، ودعوة الحضور من جميع أنحاء العالم

يمثل فرصة رائعة لمشاهدة كيف تعني المملكة – حكومةً وشعبًا – بمسألة المعارض والمؤتمرات، وكيف تقدم فيها أرقى خدمة، وأفضل تنظيم

بل ما هو أكثر من ذلك، إذ يأتي المستثمر الأجنبي ويقترب أكثر من البيئة التي كان يمتلك فكرة مغايرة عنها مسبقًا، فيراها بمنظور واقعي، ويرى حجم السوق، والأعمال، ومدى التط الذي تشهده المملكة

ومدى احترافية تنسيق وتهيئة البيئة لمجالات الأعمال المختلفة، فيقترب أكثر من اتخاذ قرارًا بفتح فرع شركته الجديد في بلادنا

زيادة الاستثمارات بدوره ينعكس على تطور مستوى المعيشة، الخدمات، البنية التحتية، والكثير من الجوانب الأخرى التي تشجع على إنشاء الأعمال

في 2015 وحدها حضر إلى المملكة أكثر من 3.5 مليون سائح أجنبي لحضور معارض ومؤتمرات، بحجم إنفاق داخلي وصل إلى 9 مليار ريال سعودي (مركز المعلومات والأبحاث السياحية).

إذا جمعنا الفوائد التي ستستفيدها شركتك من إقامة وتنظيم هكذا إيفنتات، مع الفوائد المجتمعية في قطاعات الحياة المختلفة، سترتفع أهمية إطلاق الأحداث Events الهامة في سوقك أيًا كانت صناعتك. 

ربما يكون السؤال التالي هو: هل من الأفضل أن أنظم المناسبة بنفسي توفيرًا للنفقات أم ألجأ إلى شركة تنظيم فعاليات 

الاعتماد على الموارد الذاتية مقابل الاستعانة بشركة تنظيم إيفنتات

يعتبر الاعتماد على المهارات الشخصية فقط في تنظيم إيفنتات الأعمال مغامرة خطيرة، غير مأمونة العواقب.

أنت بالتأكيد ترغب في نجاح المؤتمر أو المعرض الذي تقيمه شركتك، ومن ثم فإن اللجوء للمتخصصين في هذا الأمر أفضل بكثير من الاعتماد كليًا على نفسك أو فريق عملك

إطلاق الإيفنتات جهد تنظيمي شاق، به العديد من التحديات والثغرات التي لن تستطيع الإمساك بها حتمًا بحكم قلة عدد المرات – أو انعدام المرات – التي نظمت فيها أحداثًا عامة لشركتك

حتى لو كان الحدث صغيرًا، فمن المفضل الاعتماد على شركة محترفة لتنظيمه أفضل من المغامرة بخسران الهدف الرئيسي من هذا الحدث

في هذه الحالة لن تخسر أموال إنشاء وتنظيم الحدث Event فقط، وإنما كذلك ستخسر الكثير من سمعة شركتك، ونظرة الجمهور لها، وكفاءتها في إدارة الفعاليات الخاصة بها، وانعكاس ذلك على التصور العام لدى المستخدم عن الشركة

والسؤال الآن….

كيف تختار شركة ايفنتات مناسبة لأعمالك؟

في الواقع، هناك الكثير من العوامل لاختيار شركة تنظيم إيفنتات محترفة، يأتي على رأسها: 

1. خبرة الشركة السابقة

الخبرة هي مفتاح الأمان بالنسبة لك، حتى يمكنك الثقة بشركة تنظيم الإيفنتات والتعاقد معها. اطّلع على ملف الشركة Company Portfolio فيما يخص تنظيم الأحداث، وحاول العثور على إجابة هذه الأسئلة: 

• كم حدث قامت الشركة بتنظيمه سابقًا؟ (كلما زاد العدد كلما كان أفضل)
• هل قامت بتنظيم إيفنتات خارج المملكة أم أن جميع أعمالها داخل المملكة؟ (النشاط الدولي يعزز الاختيار)
• هل اتسمت الإيفنتات التي تنظمها الشركة بسمة دولية؟ أي حضر إليها ضيوف من خارج حدود الدولة؟ (قدرتها على تنظيم الأحداث الدولية يعطيها الأفضلية)
• هل لديهم خطط معدة مسبقًا لدى الطلب؟ (تواجد خطط معدة مسبقًا يعبر عن خبراتهم)

اسألهم الكثير من الأسئلة. كلما وجدت إجابات جاهزة لأسئلتك، بل وإضافات لم تكن تعلم عنها شيئًا، ففي الغالب ستكون تلك الشركة اختيارًا جيدًا للحدث القادم الذي تنوي إطلاق

2. مرونة الميزانية

وهو خيار في غاية الأهمية. بعض الشركات تلتزم بقوالب محددة في أماكن وطرق تنظيم الفعاليات، ولا تخرج عنها بحزم مبالغ فيه، بدعوى أنها تحرص على الشكل الذي تظهر به شركتك، وكذا على سمعتهم في تنظيم الإيفنتات 

يبدو هذا جيدًا، ولكن ربما تبحث عن تنظيم حدث ما بميزانية محدودة، تتطلب بعض المرونة في الميزانية، وكيفية التصرف في حدودها

شركات قليلة هي التي تعمل في تنظيم الفعاليات وتضع بند مرونة الميزانية في حسبانها. وهو بند – كما ترى – لا يمكن الاستهانة به

تكتشف هذه الميزة عندما تطلب عرضًا ماليًا من شركة تنظيم مؤتمرات، وتقدم لك خطط أسعار مختلفة لتختار فيما بينها.

أو أن تطلب منهم جعل العرض اقتصاديًا أكثر، فتحصل على مبتغاك بدون حدوث فارق كبير في الجودة، أو فيما يستشعره زوار الحدث Event من توقعات

3. تحري الدقة في التفاصيل

بعض شركات تنظيم الفعاليات في السعودية تنشغل بالأمور العامة يوم الحدث، من تخطيط وتنظيم وإدارة واستقبال ضيوف، وتهمل بعض الخدمات المساندة، أو التفاصيل الدقيقة التي تهم في تنظيم الحدث. مثل ماذا؟

مثل ديانة الضيوف على سبيل المثال. فلو كان الوفد القادم هنديًا هندوسيًا، فربما يجب إعادة النظر فيما يُقدم من طعام، وأن يكون مقتصرًا على الأصناف النباتية فحسب، أو على الأقل تنبيه الضيوف إلى طبيعة ما يُقدم لهم من أصناف

تستطيع معرفة ذلك من اطلاعك على أعمالهم السابقة، وآراء الضيوف، وخاصة أن الملفات الاجتماعية لأي شركة سمحت لأي مستخدم بالتعبير عن رأيه في أي شركة تنظيم إيفنتات بشكل صريح خالي من المداهنة

ثم وهو الأهم، القدرة على ترك انطباع إيجابي لدى الجمهور. هذا لن يتأتى إلا بالتعامل مع شركة تنظيم إيفنتات محترفة لها باع كبير في هذه الصناعة، ومن ثم تستطيع الجمع بين أكثر من هدف في آن واحد

نبذة عن خدمات كريتف بلند كشركة تنظيم إيفنتات محترفة

تهتم كريتف بلند، كأحد أهم شركات تنظيم إيفنتات الفعاليات في السعودية، بكل ما يعزز العلامة التجارية للشركات، ومن ثم تُعنى بملف العلاقات العامة للشركة، وكذا التسويق والدعاية والإعلان

بداية من إعداد الهوية الرقمية، والملفات الاجتماعية، وحتى طباعة المطبوعات الدعائية والترويجية للشركة

ومما تُعنى به كريتف بلند في مسيرتها مع شركتك هو تنظيم المؤتمرات والمعارض والأحداث الهامة التي تحتاج شركتها إلى إقامتها، لتعزيز العلامة التجارية

وخلق أجواء من الألفة بين الشركة والجمهور، سواء الجمهور العام أو جمهور الصناعة

لذلك تتنوع خدمات كريتف بلند بين تصنيفات كثيرة، ولكنها تجتمع جميعًا في دعم وتنمية علامتك التجارية

فمما تقدمه كريتف بلند من خدمات يشمل التسويق الرقمي، الإعلان، وسائل التواصل الاجتماعي، العلامات التجارية، الخدمات الإبداعية، الطباعة، العلاقات العامة، وبالطبع تخطيط وتنظيم الفعاليات

ما الذي تقدمه كريتف بلند كشركة تنظيم إيفنتات

تبدأ كريتف بلند مع عملائها بخطوة التوعية بأهمية الإيفنتات وضرورتها لتنمية أعمالك. وهي خطوة قبلية لترسيخ القناعة لدى مدير الشركة بأهمية وعظم ما هو مقبل عليه

ثم تبدأ في تخطيط الفعالية من البداية بتحديد نوعها (رسمي – ترفيهي) ومن ثم يتحدد المكان المناسب لهذه الفعالية

ثم تأتي خطوة تحديد الزمان المناسب. يرتبط الزمان ارتباطًا شديدًا بطبيعة الجمهور المستهدف من الفعالية

ولذلك تحرص كريتف بلند على اختيار وقت تنفيذ الفعالية بالشكل الذي يلائم – أول ما يلائم – الجمهور نفسه، وليس ظروف الشركة ابتداءً

بالخطوات السابقة، تنتهي المرحلة الأساسية من التخطيط والتنظيم، ثم تبدأ مرحلة التجهيز، التي تشمل تجهيز المطبوعات الدعائية والترويجية، الخدمات اللوجستية (الطعام، الشراب، أماكن الصلاة، الاستعلامات، الخ)،

تجهيز المكان بالوسائل التكنولوجية الحديثة المناسبة للحدث، إعداد قنوات الترجمة إذا تعددت جنسيات الحضور، التأكد من جودة المعدات وفعاليتها في التشغيل، وغيره من خطوات التجهيز الضرورية

ثم يأتي يوم الحدث، ويتحول المخطط إلى تنفيذ منظم، مع وفرة في الخطط الاحتياطية في حالة إذا ما حدث أمر غير متوقع

في هذه النقطة تظهر احترافية الشركة، وقيمة خبراتها السابقة في التعامل مع مثل هذه الأحداث، وفي هذا تتفوق كريتف بلند بجدارة

“كنت أظن أن عملية تنظيم الفعاليات مهمة سهلة يمكن لأي شخص القيام بها، حتى رأيت كيف تعمل كريتف بلند

هو مجهود إبداعي يستحق الشكر.” مدير التسويق – وكالة التطوير العقاري

لا تكتفي كريتف بلند بالعناية بختام الفعالية وتنظيم الخروج كما الدخول، ولكن كذلك تُعنى برأي الحضور في مدى جودة واحترافية الفعالية، ولذلك تحرص على جمع أكبر عدد ممكن من استقصاءات الرأي Surveys الخاصة بالفعالية

وما هي انطباعاتهم العامة عنها، ومراعاة ذلك في الأحداث القادمة

نظّم الفعالية القادمة مع كريتف بلند

الخلاصة: 

العثور على شركة تنظيم إيفنتات محترفة يتطلب بعض الجهد في البداية، ولكن إذا وضعت أسس ومعايير الاختيار الصحيح للشركة المناسبة، لن تتعرض لإخفاق الفعالية الخاصة بك