قد تبدو خطوات تنظيم الفعاليات مهمةٌ مُرهقةٌ للغاية، هناك الكثير من المهام بداية من التخطيط لميزانية الحدث، وتحديد قائمة المدعوّين وتأجير القاعة، وحتى إمدادات الضيافة وغيرها من الأمور المُتداخلة.
سواء كان التنظيم لفعالية صغير أو تنظيم مؤتمر كبير، فإن التخطيط للحدث مهمة ضخمة. كل حدث مهما كان بسيطًا أو معقدًا، يتطلب تخطيطًا وتنظيمًا مُفصلًا
لضمان تنظيم أي فعالية بنجاح هناك عدد من الخطوات التي يجب أن تبدأ في التفكير فيها مُبكرًا لجعلها أفضل، وخالية من المشاكل قدر الإمكان، وهذا ما سنتحدث فيه معك الآن، سنحاول من خلال هذه المقالة مشاركتك جزءًا من خبراتنا في إدارة الفعاليات.
ما المقصود بتنظيم الفعاليات؟
يُقصد بها التخطيط للفعاليات والمؤتمرات والأحداث من البداية إلى النهاية، وفقًا لمتطلبات الجمهور المُستهدف وأهداف المُنظمين. تحتاج هذه المهمة إلى فهم أساليب التنظيم والتسويق والترويج، وترتيب المواعيد وقيادة فريق كبير في عدّة تخصصات،
بالإضافة إلى مهارات التعامل مع المشكلات الطارئة وابتكار حلول سريعة لمعالجتها
ما خطوات تنظيم الفعاليات؟
بينما لا يوجد حدثان متماثلان، ولكل حدث أهداف وميزانيات وجماهير مختلفة؛ هناك العديد من الخطوات التي يمكنك اتخاذها لبدء عملية التخطيط، والمتابعة، وتحقيق أقصى قدر من نجاح.
كلما بدأت في تنظيم نفسك وتفويض المهام إلى فريقٍ مُختصٍ، يمكنك جعل الفعالية تسير بسلاسة، ومعالجة أي شيء بسرعة. في الجزء التالي نستعرض معك أهم 15 خطوة إذا اتبعتها ستتمكّن من تنظيم أي فعالية باحترافية.
1- ما الهدف من الفعالية؟
لماذا تُقيم هذه الفعالية؟ قد يبدو الأمر واضحًا، لكن التركيز على الغرض من الحدث منذ البداية سيساعدك على تحقيق رؤيتك. من الضروري أيضًا تحديد الجمهور الذي ترغب في جذبه والبدء بالتفكير في أفضل الطرق لجذبهم من خلال التسويق والترويج.
إذا كنت تفكر في جمهور أصغر سنًا، تجدهم على الأرجح على منصات التواصل الاجتماعي مثل TikTok و Instagram بينما تنجح القنوات الأكثر جدية مثل Facebook وTwitter بشكل أفضل مع الجماهير الأكبر سنًا.
2- تعيين ميزانية الفعالية
هل تعقد هذه الفعالية لتحقيق ربح أو لمجرّد تغطية تكاليفها؟ هل ستكون التذاكر مجانية أم مدفوعة؟ هل سيتم الحجز عن طريق صفحات السوشيال ميديا أم عبر تصميم موقع أو تطبيق خاص للفعالية؟ كم عدد الحضور المتوقع؟ ماذا ستكون احتياجاتك؟ كم عدد أفراد فريق التنظيم؟ كم سيكلف كل هذا؟
مهما كان قرارك، ستساعدك الإجابات على هذه الأسئلة في التركيز على الشؤون المالية لحدثك.
3- تحديد التاريخ والمكان
إن تحديد هذه التفاصيل الرئيسية في وقت مُبكر يعني أنك ستتمكن من مشاركتها مع المُتحدثين المُحتملين أو الضيوف، مما يؤدي إلى إنشاء عرض أكثر وضوحًا وقيمة.
حدّد الوقت الأكثر ملاءمة لحدثك، ثم ابدأ في الوصول إلى الأماكن المُحتملة، فكر فيما تطلبه من المكان (الموقع، وإمكانية الوصول، ومرافق المطبخ، والتراخيص إذا لزم الأمر.. وغيرها).
4- حدّد جدول الفعالية
حان الوقت الآن للتفكير في التوقيت المناسب لكل مهمة، من خلال صياغة جدول الأحداث. سواء كنت تُرتب مؤتمرًا به عدّة حلقات نقاش و ورش عمل أو حفل ترويجي،
فإن حساب كل دقيقة من الحدث سيساعدك في التركيز على الحجوزات والترتيبات التي تحتاج إلى إجرائها، وعدد الفقرات اللازمة، وتحديد مهام إدارة الفعاليات الفرعية
5- تحدّث إلى الموردين والمُتحدثين
خطوتك التالية التي يجب مراعاتها عند تحديد مراحل إدارة الفعاليات، هي البحث عن الموردين. على سبيل المثال: مُنسقو ومصممو الديكور ، ومنسقو الطعام، وغيرهم.
يعتمد الكثير من نجاح حدثك على قدرتك في العثور على أشخاص رائعين و مناسبين للعمل معهم. الآن هو الوقت المناسب لبدء تأمين احتياجاتك، احذر تأجيل هذه المهمة لآخر وقت!
6- جذب رعاة للفعالية
قم بتجميع قائمة بالرعاة المثاليين للفعالية، فكّر مليًا فيما تريده منهم، وما يمكنك تقديمه مقابل دعمهم، سواء كان ذلك بضاعة تحمل علامة تجارية أو كلمة برعاية. إنها شراكة، لذا ابتكر اقتراح رعاية مفيد للطرفين.
7- خطة تدابير الصحة والسلامة
إذا كنت تستضيف حدثك شخصيًا، فأحرص على تغطية جميع الاحتمالات من خلال إجراء تقييم للمخاطر ، ووضع خطة للصحة والسلامة لحماية الموردين والحضور من المشاكل المحتملة.
في هذه الأوقات -وبسبب جائحة كورونا- قد تعني القيود إجراءات التباعد الاجتماعي أو متطلبات وأدوات الحماية الشخصية الصارمة، لذا ضعها في الاعتبار.
بالنسبة للأحداث الافتراضية، ضع في اعتبارك مشاركة قائمة قواعد السلوك الخاصة بالفعالية مع الحضور قبل اليوم المُرتقب.
8- الترويج
لا يوجد نهج تسويقي واحد يُناسب جميع الفعاليات، لذا استكشف جميع الخيارات الترويجية المتاحة. فن إدارة الفعاليات يعتمد بنسبة كبيرة على مهاراتك في الترويج وإدارة العلاقات العامة.
تعد الحملات الدعائية والعروض المُبكرة طرقًا رائعة لإثارة ضجة كبيرة.
يمكنك أيضًا التعاون مع الرعاة عندما يتعلق الأمر بالترويج أو إجراء عمليات الاستحواذ أو الهدايا على وسائل التواصل الاجتماعي. يمكن أن يكون إنشاء علامة تصنيف Hashtag فريدة طريقة رائعة لتشجيع المحتوى الذي ينشئه المستخدم.
9- بيع التذاكر
يأتي بعد ذلك مهمة بيع التذاكر. ابتكر أنواعًا مختلفة للوصول للتذاكر بأسعار مختلفة إذا أمكن. أنشئ صفحة أحداث تكون ملهمة بقدر ما هي مفيدة.
يمكنك تخصيص موقع خاص للحدث لجعله أكثر جاذبية. ضع في اعتبارك خيارات استرداد الأموال، ومراقبة المبيعات لمعرفة مدى فعالية أساليب التسويق التي تستخدمها.
10- إرسال تذكير
خصّص بعض الوقت في الأيام التي تسبق الحدث مباشرةً؛ لتأكيد موعد الفعالية على الحضور، من خلال إرسال بريد إلكتروني إليهم مع إرشادات حول كيفية العثور على المكان أو كيفية تسجيل الدخول إلى نظام استضافة الفيديو
لا تنس التواصل مع الموردين لتأكيد المواعيد، واسأل المُتحدثين عما إذا كان لديهم أي طلبات خاصة. قد يوفّر لك إجراء هذه الأنواع من المُحادثات مسبقًا وقتًا ثمينًا في اليوم.
11- ضع خطة طوارئ
على الرغم من أن كل عملك الشاق هذا للتأكد من سير الفعالية بسلاسة، إلا أنه من الأفضل أن تكون واقعيًا ومستعد لأي طوارئ. بهذه الطريقة يمكنك وضع خطة لكيفية حل العقبات غير المتوقعة (مثل اعتذار أحد المتحدثين، أو مشكلة في المكان، أو تغيير قيود COVID-19). وضع تدابير
مثل: سياسات الاسترداد الواضحة والنسخ الاحتياطية الافتراضية في مكانها تساعد في تجنب الكوارث المحتملة.
12- راجع قائمة “الإضافات الصغيرة” الخاصة بتنظيم الفعالية
خصّص دقائق قبل اليوم المُحدّد للنظر في جدول الحدث وفكّر إذا كان هنالك شيء غفلت عنه.
على سبيل المثال: علامات تشير إلى الطريق للمكان، أكياس صناديق القمامة المنتشرة حول الموقع، نسخة إضافية من قائمة الحضور يمكن أن توفر عليك الإحراج في اليوم، ونسخ احتياطية من محتوى العرض.
بالنسبة للأحداث الافتراضية، تحقّق مرة أخرى من إعدادات النظام الأساسي، مثل أيًا من الحضور أو المتحدثين يمكنهم تشغيل ميكروفونات أو إيقاف تشغيلها، للحصول على عرض تقديمي أكثر صُقلًا.
13- استمع للآخرين
قم بتفويض المهام قدر الإمكان، واستمع إلى نصيحة مُنظمي الفعاليات ذوي الخبرة، ولا تخف من طلب المساعدة.
وهذا يعني مشاركة المستندات المهمة، مثل: الجدول الزمني وتفاصيل الاتصال بالمورد مع الآخرين، بحيث يكون هناك دائمًا شخص لديه المعلومات الأساسية عند الحاجة، كذلك وظف مدير مُختص لأمور التسويق والدعاية.
14- تذكر أنشطة ما بعد الحدث
قد يؤدي نشر الصور وإعادة نشر الرسائل من الحاضرين على وسائل التواصل الاجتماعي إلى إقناع الأشخاص بضرورة شراء تذاكر لحدثك التالي.
من الجيّد أيضًا التواصل مع البائعين والجهات الراعية شخصيًا لتوجيه الشكر للكل وطلب تعليقاتهم. حاول التعلم من ردودهم ومعرفة إذا كان هناك أي شيء يمكنك القيام به بشكل أفضل في المستقبل.
15- قياس نجاح الفعالية
قم بتدوين المقاييس الرئيسية مثل أرقام الحضور، الأرباح، طرق جذب العملاء المُحتملين، واستجابات الاستبيان. كما يقولون: “ما يتم قياسه، يتم إدارته”.
من خلال استثمار قدر ضئيل من الوقت بعد كل حدث، يمكنك إجراء تلك التعديلات الصغيرة لجعل الحدث التالي أكبر نجاحًا ليتجاوز أهدافك.
أهمية توظيف فريق متكامل لتنظيم مهام إدارة الفعاليات
بالنسبة للأحداث الصغيرة، قد تتعامل شخصيًا مع العديد من المهام التي تمت مناقشتها في هذا القسم أو جميعها.
أما بالنسبة للأحداث الكبيرة، يتطلب الأمر فريقًا منظمًا لتنفيذ الفعالية باحترافية. إذا كنت تبني فريقًا من الألف إلى الياء، فمن المهم تعيين هذه الأدوار في وقت مبكر لضمان الكفاءة. يجب على جميع أعضاء الفريق تقديم تقرير إلى مدير المشروع حول كل مهمة.
وفقًا لموقع Eventbrite فإن %12 فقط من الأحداث بها فرق مكونة من عشرة أشخاص أو أكثر والعدد الأكثر شيوعًا هو من 2 إلى 5 موظفين في %45 من الأحداث، لذلك غالبًا ما يقوم الأفراد بمهام مختلفة ومتعددة، إليك نظرة على كيفية توزيع الأدوار:
مُدير المشروع
يشرف على جميع الفرق الموضحة أدناه، ويكون هذا الشخص مسؤولًا في النهاية عن تنفيذ الحدث: يدير الميزانية، إستراتيجية القيادة، يتخذ قرارات الشراء على أعلى مستوى.
مسؤول التوريد
هذا الشخص هو جهة الاتصال الرئيسية للمكان، والموردين والجهات الراعية والفريق، والموظفين في الموقع: الأمن والتصوير والطعام، المشروبات. يتذكر مسؤول التوريد أسماء الجميع، ويعرف مكان جميع المنافذ.
مُنظم جدول الأعمال
يقود هذا الشخص بتطوير جدول الأعمال، والعمل مع المتحدثين، والتأكد من تحديث الجدول الزمني وإبلاغ الأطراف المناسبة. يُنسق الاجتماعات في الحدث، ويسهل التعاون بين الشركاء.
المدير الإبداعي
المسؤول عن تجميع وتنفيذ وإدارة جميع الأمور المتعلقة بالتصميم المرئي للمواد المطبوعة ومواد الويب، مثل: الجداول الزمنية والضمانات والتسجيل واللافتات وأي شيء مطلوب للتطبيق.
مسؤول التنسيق مع الرعاة
يعمل هذا الشخص أو الفريق على تخطيط مساحات الأكشاك، وبيع فرص الرعاية، والحفاظ على العلاقات مع الرعاة، واستكشاف علاقات تنظيم رائعة.
مدير التسويق
يقوم هذا الشخص أو الفريق بتوعية الجمهور المستهدف بالحدث، إنشاء العروض وإستراتيجية الترويج لتعزيز التسجيل، الإشراف على تعزيز صورة العلامات التجارية، التواصل مع المُسجلين
تنسيق التواصل على الوسائط الاجتماعية والعلاقات الإعلامية، وإرسال وقياس مواد المتابعة.
يتأكد هذا الفرد أو الفريق من أن الضيف لديه كل ما يحتاجه لتحقيق أقصى استفادة من الحدث، من الخرائط والجداول الزمنية والمعلومات عن المُتحدثين، وكيفية التواصل. يمكن أيضًا بناء تطبيق خاصة بأحداث الفعالية.
أهمية التحضير لمهام إدارة الفعاليات
سيساعدك أخذ الوقت الكافي للتخطيط لحدثك مُقدمًا ربما من أربعة إلى ستة أشهر – حسب حجم الفعالية – على تحويل أي فكرة إلى نجاح حقيقي باهر.
صقل مهارات منظمي الحدث واستخدم خطوات إدارة الأحداث هذه للمساعدة في تجنب أي مشاكل في اللحظة الأخيرة، يخلق تجربة مُبهرة لجمهورك ومتابعيك.
تلخيصًا لما سبق:
يجتمع كل عنصر من هذه العناصر معًا في المُخطط الرئيسي لفعاليتك. اعمل بناءً على كلٍ منها لإنشاء خطة قوية وقابلة للتنفيذ. عند التخطيط لحدث ما يجب أن تبدأ التخطيط في أقرب وقت ممكن.
قبل تنظيم فعالياتك التالية، راجع مرة أخرى الموضوعات التي تناولناها خلال هذه المقالة، وهي:
- خطوات تنظيم الفعاليات
- أهمية توظيف فريق متكامل لتنظيم مهام إدارة الفعاليات
- أهمية التحضير لمهام إدارة الفعاليات
بعد مراجعتها بالتفصيل ابدأ بتجهيز فريقك حسب حجم الفعالية، وحاول قدر الإمكان تطبيق كل منها، وشاهد النتائج بنفسك.
إذا كنت تفكر في الاستعانة بخبراء في تنظيم فعالياتك القادم، نقدم في كريتف بلند حلولًا متكاملةً لتنظيم أي فعالية بدءًا من التخطيط وحتى حصاد النتائج، نعدك أن تكون فعالية شركتك مميزة وغير مسبوقة، تصنع الزخم الإعلامي الذي يترك بصمة في تاريخ علامتك التجارية.
